Business Inteligence und analytisches CRM für die Optimierung der Entscheidungsprozesse

Die Firmengeschicte des Technikspezialisten STEINEL beginnt mit einer gebrauchten Werkzeugmaschine und der Unternehmungslust eines jungen Studenten aus Rheda: Im Jahre 1959 erwirbt der angehende Elektronikingenieur Heinrich Wolfgang Steinel eine alte Stanze, mit der er eine kleine Fabrikation von Heizwiderständen aufbaut. Im Jahre 1976 kommt der inzwischen legendäre zweipolige Spannungsprüfer VOLT CHECK auf den Markt, womit STEINEL seinen Ruf als Hersteller innovativer Produkte begründet. Es folgen dann 1980 Klebepistolen, 1983 Heißluftgebläse, 1987 Infrarot-Sensoren, 1994 Sensor-Funk-Technik, 1998 Bild-Funk-Systeme und 2000 die Hochfrequenz-Sensor-Technologie.

STEINEL kommt an

Der erfolg des Unternehmens STEINEL lässt sich gut an Zahlen ablesen. Sum Beispiel an Quadratmeterzahlen: Was vor etwa einem halben Jahrhundert in zwei kleinen Mieträumen begann, erreicht zur Jahrhundertwende europaweit eine Betribsfläche von insgesamt etwa 40.000 m². Produziert wird in 6 Produktionsstätten, der Vertrieb ist weltweit. STEINEL kommt an. Überall auf der Welt.

Verantwortlich für Organisation und IT ist Hans Georg Weber mit 3 Mitarbeitern. Als Server ist das iSeries Modell 820 im Einsatz mit 250 Arbeitsplätzen und zusätzlich 40 Handheld Geräten für die Außendienstanbindung mit denen Aufträge, Besuchsberichte und Reisekosten per EDI an die Zentrale übermittelt werden. Von 4 Softwarepartnern sind eingesetzt: FIBU/KORE, Vertrieb, PPS, BDE und AZ, Archivierung und jetzt auch BI (DW) und A-CRM.

Keine Kommunikationshistorie

Der Aufwand für die Informationsbeschaffung und -verteilung war einfach zu groß, zu spät und deshalb nicht mehr tragbar. Allein für die Informationsbedürfnisse des Vertriebes war ständig ein Mitarbeiter etwa 50% seiner Arbeitszeit beschäftigt. Im Bereich Qualitätsmanagement und Kundendienst mussten täglich aus diversen Listen und einzelnen Lohnscheinen die Daten zur Beurteilung der Qualität manuell ermittelt und in Excel-Tabellen erfasst werden. Daruber hinaus hatte niemand eine Übersicht, wann Briefe oder eMails vom bzw. zum Kunden gesendet wurden und auch nicht, wann wer Gesprächsnotizen geschrieben hat. Es gab keine Kommunikationshistorie.

Vier Anbieter von BI-Lösungen waren in der engeren Auswahl. Mit allen wurden Machbarkeitsanalysen durchgeführt. Im Rahmen von Workshops sollte jeweils eine Aufgabenstellung (Informationsmodell für den Vertrieb) mit den STEINEL-Datenmengen realisiert werden. Dabei mussten Daten aus den verschiedenen Softwarepaketen für eine OLAP-Datenbank auf der iSeries aufbereitet werden. Um die Aufgabenstellung zu definieren, wurde aus Mitarbeitern des Vertriebes und der EDV ein Projektteam gebildet. Mit dem Produkt InfoSuite hat nur Excel Data Deutschland AG diese Aufgabenstellung dann im Rahmen eines Workshops gelöst. Abgerundet wurde die Auswahlphase durch einen Referenzbesuch.

Die Flexibilität von InfoSuite haben wir schätzen gelernt

Die Testphase mit den Ergebnissen des Workshops war im ersten Quartal 2002 abgeschlossen. Mit den Erfahrungen hat dann das Projektteam die Aufgabenstellung (Analysemodell für Vertrieb) innerhalb von 4 Monaten neu definiert. Umgesetzt wurde die neue Aufgabenstellung, indem das bestehende Modell aus dem Workshop geändert und erweitert wurde. Nach weiteren 2 Monaten war die Endabnahme durch die Anwender. Im ersten Quartal 2003 wurden weitere Zugangswege durch neue Teilefamilien erforderlich.

A-CRM installiert

Das war dann auch der Multiplikator für die Akzeptanz von InfoSuite in allen Unternehmensbereichen. Im April 2003 wurde dann noch das A-CRM System InfoCenter integriert mit InfoSuite installiert. Damit stehen dem Vertrieb in einem Portal nicht nur die Informationen und Analysen aus InfoSuite zur Verfügung, sondern auch die gesamte Kommunikationshistorie sowie ein Marketingmodul für die Selektion, Planung, Durchführung und Überwachung von Marketingaktionen.

Bei den ermittelten Nettoumsätzen gab es am Anfang Differenzen zu den früheren Statistiken. Durch Detailanalyse wurde festgestellt, dass die Verteilung der Frachtkosten auf Positionen die Ursache war. Das konnte schnell korrigiert werden. Zur besseren Kontrolle wurden dann die Frachtkosten als separates Schlüsselfeld eingerichtet.

Hinweis auf kritische Werte

Alle maßgeblichen Faktoren für die Steuerung der Unternehmensgruppe stehen heute allen Entschidungesträgern zeitnah und online zur Verfügung. Mit dem integrierten AlertManagement werden die Verantwortlichen auf kritische Werte hingewiesen. Unsere Kalkulationen hat ergeben, dass das ROI in weniger als 12 Monaten erreicht wurde.

Anforderungen von STEINEL, die zum Vertragsabschluss noch nicht erfüllt wurden, aber im Rahmen des Wartungs- und Supportvertrages für kommende Releases versprochen wurden, waren bereits im nächsten Release zu 90 % erfüllt. Die Tatsache, dass Kunden in Wertschöpfungsprozesse integriert werden, ferner der Support von Excel Data und die Flexibilität der Produkte sind maßgebliche Faktoren für die Akzeptanz von InfoSuite und InfoCenter in allen Unternehmensbereichen.

Für die Bereiche BI und A-CRM haben wir mit Excel Data den richtigen Partner gefunden, die Produkte InfoSuite und InfoCenter sind als strategische Werkzeuge nicht mehr weg zu denken. Wir wissen heute schon, dass wir diese Werkzeuge weiter einsetzen können, auch wenn wir uns im Bereich ERP für eine andere Software entscheiden sollten. Dies ist ein Investitionschutz, der bereits nachgewiesen wurde.